向对方发出邀请的几种形式

它显得最为随便。然而因其如此，反而往往会使被邀请者感到亲切、自然。

    便条邀请的内容，是有什么事写什么事，写清楚为止。它所选用的纸张，应干净、 整洁为好。

    依照常规，用以邀请他人的便条不管是留交还是带交对方，均应装入信封中，一同送交。让邀请条“赤条条”地来来去去，则不甚适宜。在一般情况下，不论以何种书面形式邀约他人，均须做得越早越好。通常，它应当至少在一周之前到达对方手中，以便对方有所准备。“监阵磨枪”，打对方一个措手不及，不仅给对方以逼人就范的感觉，而且也是非常不尊重对方的。

    下面附一则便条邀约的示范一则，供大家参考：　　刘晓航先生：

    兹与远大集团公司杨林董事约定，下周五中午12时在四川酒家共进工作餐。敬请光临。

    杨青青 留上

    5月2日

    任何书面形式的邀约，都只有在邀请者经过慎重考虑，认为确有必要之后，才会发出的。因此，在商务交往中，商界人士不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约，都必须及时地、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约，均须按照礼仪的规范，对邀请者待之以礼，给予明确、合“礼”的回答：或者应邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率从事，都有可能自作自受，自找麻烦。

    商界人士在接到以书面通知为形式的正式邀约后，必须认定：邀请者是真心实意地希望自己能够接受邀请的。对方所看重的，或许是我方单位的名气和地位，或许是邀请者本人的身份和影响，或许对方单位与我方单位、对方本人与邀请者本人的良好关系，或许是希望能够借此机会增进、发展双方单位或个人之间的关系……不管怎么说，对方邀请我方，尤其是以书面形式正式地邀约多方，基本上都是对我方尊重与友好的一种表示。“来而不往，非礼也”，所以我方在接到邀约后，应当做出积极的反应。

    积极反应的第一步，是要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。

    鉴于同时受到邀请的往往不止于一方，为了使邀请者做到对他所发起的有关约会胸有成竹、避免失败，任何被邀请者在接到书面邀请之后，不论邀请者对于答复者有无规定，出于礼貌，都应尽早将自己的决定通知给对方。

    事实上，为了了解被邀请者对邀约有何反应，许多邀请者在发出书面邀约时，就对被邀请者有所要求，请对方能否到场必须做出答复。

    通常，类似的规定往往会在书面邀约的行文中出现。例如，要求被邀请者“如蒙光临，请予函告”，“能否出席，敬请答复”，以及“盼赐惠复”，等等。

    有时，为了确保被邀请者准确无误地将有关信息反馈给邀请者，在书面邀约正文的左下方，特例要将与邀请联络的具体方式，一一详尽地提供给被邀请者。它们通常包括：联络电话号码、传真号码、电传号码、电子邮箱号码（网址）、邮政编码、电报挂号、寻呼机号码、联络地点以及通信地址等等。以上这些内容不必一一全部更出，可以根据具体情况从中选择。不过联络或咨询的电话号码这一项，原则上是不能缺少的。

    某些商务往来中所使用的正式邀约，尤其是请柬邀约，依照国际惯例，在正文之中行文时，对被邀请者所作的要求答复的请求，通常都采用英文或法文的专用词组和缩写来表示。

    例如：“To remind”意即“备忘”。用在书面邀约中，带有提醒被邀请者务必注意勿忘之意。

    “R.S.V.P.”意即“不论出席与否，均望答复”。

    “Regrets only”意即“不能出席时，请予以答复”。

    这些外文词组与缩写在行文时，一般应当书写在正文的左下方。有些善解人意的商界人士为了体谅被邀请者，在发出书面邀约时，往往同时附上一份专用的“答复卡”。上面除了“接受邀请”、“不能接受”这两项内容外，再没有其他任何东西。这样，被邀请者在答复时，只须稍费“举手之劳”，在以上两项之中，作一回“选择题”，在二者之一划上一道勾，或是涂去其一，然后再寄回给邀请者就行了。

    没有在接到书面邀约的同时接到“答复卡”，并不意味着不必答复。答复是必要的，只不过需要自己亲自动手罢了。

    对书面邀约所进行的答复，通常采用书信的形式。在商务礼仪中，它被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写，以示重视。如果打印回函，则至少应当亲笔签名。

    所有的回函，不管是接受函还是拒绝函，均须在接到书面邀约之后三日之内回复，而且回得越早越好。

    在回函的行文中，应当对邀请者尊重、友好，并且应当对能否接受邀约这一关键性问题，做出明确的答复。切勿避实就虚，让人觉得“难解其中味”。如果拒绝，则讲明理由，就可以了。

    回函的具体方式，可参照邀请者发来的书面邀约。在人称、语气、措辞、称呼等方面，与之不相上下，就算不上失礼。

    下面附一则回函示范一则，供大家参考：中岛公司董事长兼总经理邬烈兴先生非常荣幸地接受成功影视广告公司总裁袁伟超先生的邀请，将于1月20日上午9时准时出席成功影视广告公司开业仪式。谨祝开业大吉，并顺致敬意。

    在写接受函时，应将有关的时间与地点重复一下，以便与邀请者“核实”无误。在写拒绝函时，则不必这样做。回函通知邀请者自己决定接受邀请后，就不能届时失约了。这类临时的“变卦”，会给邀请者增添许多麻烦。

    拒绝邀约的理由应当充分。卧病、出差、有约在先等等，均可采用。在回绝邀约时，万勿忘记向邀约者表示谢意，或预祝其组织的活动圆满成功。

    下面附上拒绝邀约的回函示范一例：　　尊敬的王优嘉先生：

    我深怀歉疚地通知你，由于本人明晚将乘机飞往德国法兰克福市洽谈生意，故而无法接受你的邀请，前往波特曼饭店出席贵公司举办的迎春茶话会。恭请见谅，谨致谢忱。

    此致

    敬礼

    陈婷 敬上

    1月16日

    对于邀约上书面规定的赴约要求，被邀请者在原则上都应当接受，并且“照章办事”。

    你如果学会了正确的邀约方式，会极大地提高饭局的成功率！