准备一个大纸篓

    你或许遇到过这样的情况：上班快要迟到了，你还没有走出家门，依然在杂乱无章的物品堆里翻找你的钥匙或是眼镜。此时你才发现，你的房间里积攒了那么多没有用的东西，它们遮蔽了重要的物品，而你明明可以早一点儿丢掉它们。

    社会学家和经济学家肯尼士·包汀认为，在社会系统中，知识比资料更重要。资料是知识的来源，而知识不仅仅是资料，它是从资料中筛选出来的。在企业中会有一些办事机构，它们常被称作废纸篓，也就是说，它们收纳了很多资料，避免这些“废纸”干扰高层领导的决策。

    怎样才能不把自己埋在资料堆里呢？一个简单的办法就是预备一个大纸篓，这是你丢弃那些无用资料的绝好地方。有的人习惯把资料堆起来，日久天长，越积越多，甚至像座小山，这就占据了你大量的时间和空间，甚至成为心里的一大压力，它们对你没有任何益处，你只是成了一个“垃圾”保管员。

    文件分类方式有很多，准备一个大纸篓，也是其中之一。当你处理文件时，你会体会到它的作用。怎样处理好文件呢？以下几个方面值得注意。

    （1）有些文件需要立即处理，不要耽搁。

    （2）阅读后保存下来。在阅读时你会发现哪些是你需要的，将其保存好。

    （3）进一步阅读时发现有些东西可以不用，就立即丢掉，将有用的东西保留。

    （4）准备一个收纳文件的地方。

    最后一项说的就是废纸篓。废纸篓中丢掉的文件数量，标志着你时间的利用情况。

    有的人习惯于保存很多记录，这看似是个好的习惯，其实却说明了某种心理上的不安。我们不妨自问一下：我们究竟多久才会调出这些保存的记录，这些资料有多大必要这么保存着？如果没有它们，就一定会出现什么不利的情况吗？我们担忧的也许根本不会出现，至少一旦有一天真的需要查阅这些资料，我们完全可以在其他部门或某个人的档案中找到答案，甚至你仅仅需要打个电话就可以落实了。

    这样做并不是说资料就一无是处，但我们实在没有那么多的时间和精力去记录、汇集、整理、归纳乃至保存，这要耗费我们很多的精力和时间。如果这样做的话，我们会有很多东西需要整理，比如日积月累的通报、公文等。如果我们把大量甚至全部的时间都用在这上面，对工作的进行会产生多大的推动作用？

    电脑中存储的文件也是如此。电脑的功能在于处理资料，但电脑中的文件无法直观观察，因此处理起来也比较难。你可以创建不同类别的文件夹，将文件逐一分类，但你首先需要考虑一下，这些文件夹是否真的有必要保留。如果你的电脑中已经有了无数个文件夹，想要一一查看这些文件的内容几乎不大可能，那么，你不妨新建一个起到收纳作用的文件夹，当你发现几乎不用的文件时，就把它拖入收纳文件夹中，半年或一年后，如果你始终没有打开过这些文件，那么就把它们全部删除掉。如果有一些今后必定会用到，但是短期内用不上的文件，那么你可以建立一个管理文件夹，把这些文件全部归入其中，将来需要用到时可以很方便地查找。